Pensioenaangifte met UPA

Voordat je via UPA jouw pensioenaangifte kunt doen, bereid je jouw administratie voor. Tenminste… als je zelf jouw administratie doet. Of als je een administratiekantoor bent. Dat doe je in een aantal stappen. Eén van de stappen is dat de softwareontwikkelaar van jouw salarispakket samen met jou het salarispakket aanpast. Dat is nodig om het mogelijk te maken om rechtstreeks vanuit het salarispakket gegevens aan ons te sturen.

Voor de werkgever
Voor jou als werkgever zijn er twee opties. Kies de optie die bij jouw administratie hoort.

1. Doe je zelf de pensioenaangifte? Bekijk dan onderstaande handleiding:

• Handleiding werkgever die zelf hun administratie doen

2. Doet een administratiekantoor de pensioenaangifte voor jou?
Dan hebben wij jouw administratiekantoor mandaat gegeven voor de UPA. Klopt het administratiekantoor niet? Laat het ons dan weten via relatiebeheer@pensioenfondspgb.nl.

• Handleiding administratiekantoren

Voor het administratiekantoor
Doe je namens de werkgever de pensioenaangifte? Maak dan gebruik van het stappenplan en/of de handleiding voor administratiekantoren.

• Handleiding administratie voorbereiden voor administratiekantoren 

Heb je jouw administratie gereed gemaakt voor UPA? Dan ben je klaar om jouw pensioengegevens via UPA aan ons door te sturen. Oftewel, je kunt UPA-berichten sturen. Dat doe je iedere maand of iedere 4 weken.

Als jouw werknemer ouderschapsverlof heeft
Een veel voorkomende bijzondere situatie is ouderschapsverlof.

Je geeft het ouderschapsverlof door in 2 stappen

1. Je controleert het regelingloon en de pensioengevende uren in jouw UPA-bericht;
2. Je levert in jouw UPA-bericht de juiste code verlof aan.
   
   

1. Je controleert het regelingloon en de pensioengevende uren in je UPA-bericht
Je geeft het aantal pensioengevende uren en het regelingloon via UPA aan ons door. Het dienstverband wijzigt NIET tijdens verlof. Verlof kan geheel, deels of niet pensioengevend zijn.

Let op: Heb je een primo-regeling? Bijvoorbeeld omdat je een bedrijf hebt in de reisbranche of de sector verf- en drukinktindustrie? Pas dan alleen de pensioengevende uren aan. Het regelingloon blijft hetzelfde.

2. Je levert in jouw UPA-bericht de juiste code voor verlof aan
Zorg dat in jouw salarispakket de juiste code wordt doorgegeven. Heeft een werknemer ouderschapsverlof en overlijdt hij of zij? Of wordt de werknemer arbeidsongeschikt? Dan zijn deze risico’s afgedekt.

Is een vorm van verlof pensioengevend? Dat hangt af van de afspraken die je als werkgever maakte met vakbonden/sociale partners.

Kun je via jouw salarispakket één of meerdere codes verlof niet aanleveren?

Neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag verder om het verlof in te regelen in uw salarispakket. Kan dit niet? Dan verzorgen wij een alternatieve aanlevering.

Ook in de volgende gevallen moet je iets extra's regelen:

• Werknemers die de AOW-leeftijd bereiken
• Aanvullend partnerpensioen (APP)
• Oproepkrachten
• Loondoorbetaling tijdens ziekte en arbeidsongeschiktheid
• Verlof
• Directeur-grootaandeelhouders (DGA’s)
• Stagiaires
• Gemoedsbezwaarden
• Werktijdvermindering / levensfasebeleid
• (Tijdelijk) geen personeel in dienst
• Individuele Anw-verzekering
• Netto partnerpensioen
  
  

Wat je in deze gevallen moet doen, lees je in de handleiding.
Lees hier de flyer verlof aanleveren via UPA.

Ja, dat is verplicht. Als iedereen zijn gegevens op dezelfde manier aanlevert, is onze pensioenadministratie namelijk sneller en efficiënter.

Geef de naam, contactgegeven, het adres en het KVK-nummer van jouw nieuwe administratiekantoor via e-mail aan ons door. Je kunt dit mailen naar relatiebeheer@pensioenfondspgb.nl.

Bekijk hier het filmpje hoe je aangifte doet.

Bekijk hier hoe je overstapt van het UPA-aangifteprogramma naar de online aangifte.

UPA heeft voordelen voor jou én voor jouw werknemers:

1. Jouw pensioenadministratie kost minder tijd
   Dat komt omdat jij (of jouw administratiekantoor) de gegevens rechtstreeks vanuit het salarispakket aan ons doorgeeft. Het opsturen van aparte jaarloongegevens is dus niet meer nodig. Apart werknemers in- en uit dienst melden hoeft ook niet meer.
   
   
2. Je krijgt facturen op basis van actuele gegevens
   Je krijgt facturen op basis van actuele informatie. Daarmee is de kans op vervelende verrassingen een stuk kleiner.
   
   
3. Jouw werknemers hebben een actueel overzicht van hun pensioen
   Op MijnPGBpensioen hebben jouw werknemers toegang tot hun pensioengegevens. Deze gegevens werken wij elke maand bij. Dat doen wij aan de hand van de gegevens die wij van jou (of jouw administratiekantoor) krijgen.

Nee, je krijgt straks één keer per maand een nota van ons. Dat is op de 28e dag van elke maand.

Dit is de nota over het voorgaande loontijdvak.

• Ontvangen wij de UPA vóór de 20e van de maand na het einde van het loontijdvak? Dan staat de verwerking van deze UPA op de nota.
  
  Bijvoorbeeld:
  Stuur je de UPA over mei 2025 in vóór 20 juni 2025, dan zie je de verwerking van deze UPA over mei 2025 op de nota van 28 juni 2025.
  
  
• Ontvangen wij een UPA op de 20e van de maand na het einde van het loontijdvak, maar vóór de 28e van de maand na het einde van het loontijdvak? Dan zie je de verwerking van deze UPA waarschijnlijk pas terug op de volgende nota.
  
  Bijvoorbeeld:
  Stuur je de UPA over mei 2025 tussen 20 juni 2025 en 28 juni 2025, dan is de verwerking van deze UPA over mei 2025 waarschijnlijk pas zichtbaar op de nota van 28 juli 2025.
  
  
• Stuur je een UPA in na de 28e van de maand na het einde van het betreffende loontijdvak, dan volgt de nota in de volgende periode.
  
  Bijvoorbeeld:
  Stuur je de UPA over mei 2025 in na 28 juni 2025, dan is de verwerking van deze UPA over mei 2025 zichtbaar op de nota van 28 juli 2025.
  
  Bekijk het schema voor de exacte datums.

Nee, je ontvangt straks op een vast moment één keer in de 4 weken een nota van ons. Dit is de nota over het voorgaande loontijdvak.

• Ontvangen wij de UPA vóór de 20e dag na het einde van het voorgaande loontijdvak? Dan staat de verwerking van deze UPA op de nota.
  
  Bijvoorbeeld:
  Stuur je de UPA over periode 5 2025 in vóór 7 juni 2025, dan zie je de verwerking van deze UPA over periode 5 2025 op de nota van 13 juni 2025.
  
  
• Ontvangen wij de UPA over periode 5 2025 op de 20e dag na het einde van het loontijdvak, maar vóór de 28e dag na het einde van het loontijdvak? Dan zie je de verwerking van deze UPA over periode 5 2025 waarschijnlijk pas terug op de volgende nota.
  
  Bijvoorbeeld:
  Stuur je de UPA over periode 5 2025 in tussen 7 juni 2025 en 13 juni 2025, dan is de verwerking van deze UPA over periode 5 2025 waarschijnlijk pas zichtbaar op de nota van 11 juli 2025.
  
  
• Stuur je een UPA in na de 28e dag na het einde van het betreffende loontijdvak? Dan volgt de nota in de volgende periode.
  
  Bijvoorbeeld:
  Stuur je de UPA over periode 5 2025 in na 13 juni 2025, dan is de verwerking van deze UPA over periode 5 2025 zichtbaar op de nota van 11 juli 2025.
  
  Bekijk het schema voor de exacte datums.

Ja, je ontvangt dan een ‘ambtshalve nota’. Dat is een nota waarbij wij rekenen met de bij ons bekende salaris- en dienstverbandgegevens.

Stuur je daarna zelf een correct UPA-bericht voor die loonperiode in?

Dan krijg je na de verwerking van dat UPA-bericht een correctienota over de correcte gegevens. Het correctiebericht verrekenen wij met de ambtshalve nota. De correctienota zie je terug op de volgende reguliere nota.

Op de nota van 28 februari 2025 staan de ingestuurde en verwerkte UPA-berichten vanaf 19 december 2024. Dit geldt voor de UPA-berichten over 2024 en 2025.

Lever je de UPA 4-wekelijks aan?

Dan ontvang je de nota over 2024 en periode 1 2025 op 23 februari 2025.

Levert u correcties over de jaren 2023 of eerder aan?
Dan ontvang je de nota binnen een paar dagen

Je vindt de nota’s met specificatie terug op mijnpgbdesk.nl.