UPA-tips

Stuur je ons de correcties voor 31 december 2024?
Op basis van de gegevens die je periodiek instuurt, maken wij een inschatting of jouw UPA-bericht klopt. Dit betekent dat niet alle UPA-berichten gecontroleerd worden. Signaleren wij dat jouw UPA-bericht onvolledig of niet juist is? Dan ontvang je hierover uiterlijk half januari een bericht van ons. Zo weet je op tijd welke UPA-berichten je misschien moet corrigeren vóór je het jaar afsluit.

Je geeft per 1 januari 2024 in jouw salarispakket aan of het generatiepact voor jouw werknemer van toepassing is.
Het generatiepact staat ook bekend als: seniorenregeling, werktijdvermindering of ouderenverlof. Maakt jouw werknemer gebruik van het generatiepact? Dan kan het zijn dat jouw werknemer minder werkt met behoud van pensioenopbouw. Je leest in de cao of in het pensioenreglement wat voor jouw werknemers geldt.

Goed om te weten: Je geeft in jouw salarispakket altijd het regelingloon door waarover jouw werknemer pensioen opbouwt.

Je geeft per 1 januari 2023 de verlofcode BOV door voor betaald ouderschapsverlof

Vanaf 2 augustus 2022 kan een werknemer betaald ouderschapsverlof opnemen. Soms behoudt de werknemer dan 100% pensioenopbouw tijdens dit verlof. Je leest in jouw cao of in het pensioenreglement wat voor jouw werknemers geldt.

Ook hier geldt: Geef in jouw salarispakket altijd het regelingloon door waarover jouw werknemer pensioen opbouwt.

• Voor onbetaald ouderschapsverlof gebruik je de verlofcode OSP.
• Voor aanvullend geboorteverlof gebruik je de verlofcode AGV.

• ​Controleer de UPA-regelingkenmerken in jouw salarispakket vóórdat je aangifte doet
  Onze verschillende regelingen hebben unieke UPA-codes. Deze code bestaat uit een regelingkenmerk en een regelingvariant. In de welkomstbrief staat welke kenmerken je doorgeeft. Deze kenmerken voer je in jouw eigen salarispakket in. Hoe je dat doet, verschilt per salarispakket. Jouw softwareleverancier kan je hierbij helpen.  
  
  
• ​Is er een wijziging voor 2024 van de vrijwillige* pensioenregeling?
  Controleer dan de instellingen in jouw salarispakket
  Deze veranderen mogelijk als de regeling wijzigt. Doe daarom het volgende:
  
  Stap 1: Controleer of jouw regelingkenmerken en/of kerncijfers voor 2024 zijn gewijzigd. De juiste regelingkenmerken en kerncijfers vind je op mijnpgbdesk.nl onder 'UPA/overzicht regelingen'. Zijn ze anders dan je in jouw salarispakket hebt staan? Dan voer je ook stap 2 uit.
  
  Stap 2: Neem zo snel mogelijk contact op met jouw softwareleverancier. Samen pas je de instellingen in jouw salarispakket aan. Zo zorg je ervoor dat je in jouw UPA-bericht de juiste regelingkenmerken en kerncijfers voor 2024 gebruikt.
  
  

Zie je op mijnpgbdesk.nl geen gegevens over 2024? Dan gebruik je de gegevens uit jouw premieprolongatie of nieuwe overeenkomst.

*Je valt dan niet onder de verplichtgestelde sectoren. Controleer de UPA-regelingkenmerken in jouw salarispakket vóórdat je aangifte doet.

• ​Krijg je een nieuw salarispakket? Of wissel je van administratiekantoor? Controleer dan jouw UPA-machtigingen. Dat doe je als werkgever, maar ook als administratiekantoor. 
  
  Voor de werkgever:
  Krijg je een nieuw salarispakket? 
  Stap 1: Je logt in op mijnpgbdesk.nl met jouw relatienummer en wachtwoord.
  Stap 2: Je gaat naar ‘UPA-instellingen’, onder ‘UPA’.
  Stap 3: Hier staat jouw inzenderaccount en genereer je een nieuwe sleutel.
  Stap 4: In jouw nieuwe salarispakket voer je het inzenderaccount en de nieuwe sleutel in.
  
  Stap je over naar een ander administratiekantoor?
  Dan koppel je het administratiekantoor éénmalig aan jouw account op mijnpgbdesk.nl. Je stuurt ook een e-mail met de gegevens van het nieuwe administratiekantoor naar relatiebeheer@pensioenfondspgb.nl. Wil je weten hoe het koppelen werkt? Hier staat stap voor stap uitgelegd hoe je dit doet.
  
  Voor het administratiekantoor
  Krijg je een nieuw salarispakket?
  Dan moet er opnieuw een koppeling gemaakt worden tussen jouw salarispakket en ons systeem. Hiervoor gebruik je gegevens die op mijnpgbdesk.nl staan. Hier lees je hoe je in 6 stappen de gegevens kunt vinden die je in jouw salarispakket moet invullen.
  
  Krijg je een nieuwe klant die bij ons is aangesloten? 
  Dan ga je waarschijnlijk ook de UPA-berichten voor de werkgever insturen. Hier lees je hoe je in 6 stappen controleert welke werkgevers hebben ingesteld dat je namens hen UPA-berichten inzendt. Ook lees je wat je moet doen als de werkgever je nog niet heeft gemachtigd.
  
  
• ​​Geef de contactpersoon door die van ons een terugkoppeling krijgt na het versturen van jouw UPA-bericht.
  Je geeft de gegevens van deze contactpersoon eenvoudig aan ons door via de volgende 3 stappen:
  Stap 1: Je logt in op mijnpgbdesk.nl met jouw relatienummer en wachtwoord.
  Stap 2: Klik op jouw relatienummer rechts bovenin. Daarna klik je op ‘Gebruiker’.
  Stap 3: Wijzig de contactgegevens als dat nodig is. Houd er rekening mee dat het e-mailadres voor de terugkoppeling en je account voor mijnpgbdesk.nl hetzelfde zijn.
  
  
• ​Nieuw administratiekantoor of salarispakket? Blijf hetzelfde nummer inkomstenverhouding (IKV-nummer) doorgeven.
  Gebruik je een gewijzigd IKV-nummer? Dan geef je onbedoeld een nieuw dienstverband aan ons door. Wil je een overzicht om de huidige IKV-nummers van de werknemers te controleren? Kijk dan op mijnpgbdesk.nl onder ‘overzicht werknemers’.

Meld werknemers die met AOW gaan af voor de pensioenregeling
De pensioenopbouw van jouw werknemer stopt op de laatste dag van de maand voorafgaand aan de maand waarin hij of zij AOW krijgt.
Stel dat jouw werknemer Karin voor het eerst haar AOW-uitkering krijgt op 26 juni 2023. Dan doe je het volgende:

- Je geeft 31 mei 2023 als einddatum mee met het regelingkenmerk.
- Vanaf jouw juni-aangifte geef je géén regelingkenmerk(en) meer aan ons door voor Karin.
Karin krijgt pensioen van ons vanaf 1 juni 2023.

Kiest jouw werknemer ervoor om vervroegd met pensioen te gaan? Dan meld je jouw werknemer af op de laatste dag van de maand voorafgaand aan de gewenste pensioendatum. Is er deelname aan een collectieve Anw-regeling? Dan geef je voor deze regeling de daadwerkelijke datum door waarop het dienstverband wordt beëindigd.

Verloonde uren bereken je met kalenderdagen en niet met werkdagen. Hieronder zie je 2 voorbeeldberekeningen.

Lever je maandelijks je UPA-bericht aan? Dan gebruik je voorbeeldberekening 1.
Lever je iedere 4 weken je UPA-bericht aan? Dan gebruik je voorbeeldberekening 2.

Voorbeeld 1: maandelijkse aanlevering

De werknemer heeft 5 dagen gewerkt in januari en heeft een contract voor 32 uur per week.

Contracturen per week: 32 uur
Aantal weken per maand (standaard): 4,3333 weken
Aantal pensioenuren bij volledige maand werken: 138,67 (32*4,3333)

Aantal kalenderdagen in januari: 31 dagen
Aantal gewerkte dagen in januari: 5 dagen
Pensioenuren voor januari: 22,37 uur (5/31*138,67)

Je geeft voor de werknemer in het voorbeeld hierboven dus 22,37 ‘verloonde uren voor pensioen’ door.

Voorbeeld 2: 4-wekelijkse aanlevering

De werknemer heeft 5 dagen gewerkt in een periode en heeft een contract voor 32 uur per week.

Contracturen per week: 32 uur
Aantal weken per periode (standaard): 4 weken
Aantal pensioenuren bij volledige periode werken: 128 (32*4)

Aantal kalenderdagen in de periode: 28 dagen
Aantal gewerkte dagen in de periode: 5 dagen
Pensioenuren voor de periode: 22,86 uur (5/28*128)

Je geeft voor de werknemer in het voorbeeld hierboven dus 22,86 ‘verloonde uren voor pensioen’ door.

Is jouw werknemer arbeidsongeschikt? Geef het door via de Uniforme Pensioenaangifte

Als jouw werknemer ziek of arbeidsongeschikt wordt, heeft dat gevolgen voor zijn of haar pensioen. De eerste 2 jaar dat jouw werknemer ziek is, krijgt hij of zij gewoon salaris. Misschien gaat het salaris dan wel omlaag. Als dat gebeurt, bouwt jouw werknemer waarschijnlijk minder pensioen bij ons op.

Na 2 jaar kijkt het UWV of jouw werknemer arbeidsongeschikt is. Is dat minimaal 35%? Dan ontvangt hij of zij een uitkering van het UWV. Vanaf dat moment betaalt Pensioenfonds PGB (geheel of gedeeltelijk) de premie voor de pensioenopbouw. Hieronder lees je wat je aan ons doorgeeft via UPA in welke situatie. Zo voorkom je dat je teveel premie betaalt.

Wat geef je door via UPA?

*Let op: Heb je een primo-regeling? Bijvoorbeeld omdat je een bedrijf hebt in de reisbranche of de sector verf- en drukinktindustrie? Pas dan alleen de pensioengevende uren aan. Het regelingloon blijft hetzelfde (fulltime bruto jaarloon).

Voorbeeld I
Stel dat jouw werknemer Henk gedeeltelijk arbeidsongeschikt wordt per 7 juli 2023. En hij blijft nog gedeeltelijk werken. Dan doe je het volgende:

• Je geeft het regelingloon en de verloonde uren door voor het gedeelte dat Henk nog werkt.

Voorbeeld II
Stel dat jouw werknemer Henk gedeeltelijk of volledig arbeidsongeschikt wordt per 7 juli 2023. En hij stopt volledig met werken. Dan doe je het volgende:

• Je meldt dat Henk per 6 juli 2023 uit dienst gaat.

Voorbeeld III
Stel dat jouw werknemer Henk volledig arbeidsongeschikt wordt per 7 juli 2023. Maar jij hebt nog loonbetalingsplicht. Dan doe je het volgende:

• Je geeft 6 juli 2023 als einddatum regeling mee. Je meldt Henk niet uit dienst.

Stuur altijd de loongegevens voor ‘stagiaire(s)’ in via UPA, maar zet de regelingkenmerken uit
Vul voor je stagiaire(s) de ‘Code aard arbeidsverhouding (CdAard)’ in je salarispakket. Hier vul je het cijfer ‘7’ in. Zo zien wij dat het om een stagiair(e) gaat. Doordat je daarnaast de regelingkenmerken uit zet neemt de stagiaire niet deel aan de pensioenregeling. 

Stuur altijd gegevens voor jouw oproepkracht in. Ook als deze werknemer niet werkt.
Heb je oproepkrachten in dienst en werkten zij in een periode niet? Ook dan stuur je via UPA gegevens in voor deze werknemers. Hoe je dat doet, hangt af van jouw regeling:

- Bij een ultimo-regeling vul je bij regelingloon € 0,00 in en bij de verloonde uren voor pensioen 0,00.
- Bij een primo-regeling vul je bij het regelingloon een voltijds jaarsalaris in en bij verloonde uren voor pensioen 0,00.

Stuur je de gegevens op deze manier in? Dan kunnen wij deze verwerken. Je ontvangt dan een nota op basis van de door jouw aangeleverde gegevens.

Ontbreekt een oproepkracht in jouw UPA-bericht? Dan gebruiken we automatisch de gegevens die je eerder stuurde voor deze werknemer. De nota die je dan ontvangt, is dan gebaseerd op oude gegevens die misschien onjuist zijn.

Vakantiekrachten worden in de vakantieperiode extra ingezet. Maar hoe werkt pensioenopbouw voor vakantiekrachten? Dat lees je hieronder.

Stuur altijd de loongegevens voor jouw vakantiekracht in via UPA
Vermeld in jouw salarispakket ‘vakantiekracht’ bij de functieomschrijving. 

Iedere bedrijfssector heeft eigen afspraken over de pensioenopbouw voor vakantiekrachten

In onderstaand overzicht zie je per bedrijfssector de afspraken bij de opbouw van pensioen voor vakantiekrachten. Ook zie je of je de pensioenregeling in jouw salarispakket moet opgeven voor vakantiekrachten. Weet je niet precies welke werknemers in de categorie ‘vakantiekracht/vakantiewerker’ vallen? Kijk dan in jouw cao. Kom je er niet uit? Neem dan contact met ons op via onderstaande contactgegevens.

Valt jouw bedrijf onder de GBP, AVH of VDI? Vermeld dan in jouw salarispakket ‘vakantiekracht’ bij de functieomschrijving. Je ontvangt dan meer informatie zodra de afspraken definitief zijn.

Heb je vakantiekrachten in dienst en werkten zij in een periode niet?
Ook dan stuur je gegevens in voor deze werknemers via UPA. Hoe je dat doet, hangt af van jouw regeling: 

Heb je een ultimo-regeling?

• vul dan bij regelingloon € 0,00 in
• vul bij de verloonde uren voor pensioen 0,00 in
  
  

Heb je een primo-regeling?

• vul bij het regelingloon een voltijds jaarsalaris in
• vul bij verloonde uren voor pensioen 0,00 in
  
  

Stuur je de gegevens op deze manier in? Dan verwerken wij zo deze gegevens. Of je krijgt een e-mail van ons waarin wij vragen om bevestiging dat de gegevens juist zijn. Je ontvangt daarna binnen 2 weken een nota van ons. Dit doen wij op basis van de door jouw aangeleverde gegevens.

Ontbreekt een vakantiekracht in jouw UPA-bericht dat je eerder aanleverde?
Dan gebruiken wij automatisch de gegevens die je ons eerder stuurde voor deze werknemer. De nota die je dan ontvangt is mogelijk gebaseerd op verouderde gegevens. Controleer deze gegevens goed. Kloppen jouw gegevens niet, neem dan contact met ons op.

Heb je vragen?
Wij helpen je graag. Je kan ons bellen op +31 20 541 83 00. Je kunt ook contact opnemen met ons via relatiebeheer@pensioenfondspgb.nl.

Heb je een middelloonregeling? 

En heb jij werknemers die extra pensioen opbouwen (“bijsparen”) in de PGB Pensioen Plus- of Ouderdomspensioen Plus-regeling? Deze geef je in de UPA door met de volgende regelingkenmerken:

• U0557-2007 PGBP voor PGB Pensioen Plus of
• U0557-2007 OPP voor Ouderdomspensioen Plus.

Je leest hier meer over de regelingen.

Heb je een beschikbare premieregeling?

Dan kan jouw werknemer ervoor kiezen om periodiek of eenmalig een bedrag in pensioensparen te storten. Je geeft in de UPA de volgende regelingkenmerken mee:

• U0557-2007 ALG voor eenmalige inleg
• U0557-2008 ALG voor periodieke inleg.

Je leest hier mee over de regelingen.