UPA-tips

Niet voor iedereen is UPA gesneden koek. En dat begrijpen wij. We stelden daarom samen met een aantal collega-administrateurs van andere organisaties een aantal UPA-tips mét korte uitleg op. En samen met hen werken we aan nieuwe tips.

UPA-tips over..

  • UPA-regelingkenmerken

    • Controleer de UPA-regelingkenmerken in jouw salarispakket vóórdat je aangifte doet.
      Onze verschillende regelingen hebben unieke UPA-codes. Zo’n code bestaat uit een regelingkenmerk en een regelingvariant. Je vindt jouw UPA-regelingkenmerken op mijnpgbdesk.nl onder ‘UPA’. Je kiest voor ‘Overzicht regelingen’.
      Deze kenmerken voer je in jouw eigen salarispakket in. Hoe je dat doet, verschilt per salarispakket. Jouw softwareleverancier kan je hierbij helpen. In veel gevallen heeft jouw softwareleverancier een handleiding.

    • Is er een wijziging voor 2022 van de vrijwillige* pensioenregeling?
      Controleer dan de instellingen in jouw salarispakket.

      Deze veranderen mogelijk als de regeling wijzigt. Doe daarom het volgende:

      Stap 1: Controleer of jouw regelingkenmerken en/of kerncijfers voor 2022 zijn gewijzigd. De juiste regelingkenmerken en kerncijfers vind je op mijnpgbdesk.nl onder 'UPA/overzicht regelingen'. Zijn ze anders dan je in jouw salarispakket hebt staan? Dan voer je ook stap 2 uit.

      Stap 2: Neem zo snel mogelijk contact op met jouw softwareleverancier. Samen pas je de instellingen in jouw salarispakket aan. Zo zorg je ervoor dat je in jouw UPA-bericht de juiste regelingkenmerken en kerncijfers voor 2022 gebruikt.

    Zie je op mijnpgbdesk.nl geen gegevens over 2022? Dan gebruik je de gegevens uit jouw premieprolongatie of nieuwe overeenkomst.

    *Je valt dan niet onder de verplichtgestelde sectoren. Controleer de UPA-regelingkenmerken in jouw salarispakket vóórdat je aangifte doet.

  • Machtiging, contactpersoon of administratiekantoor

    • ​Krijg je een nieuw salarispakket? Of wissel je van administratiekantoor? Controleer dan jouw UPA-machtigingen. Dat doe je als werkgever, maar ook als administratiekantoor. 

      Voor de werkgever:
      Krijg je een nieuw salarispakket? 
      Stap 1: Je logt in op mijnpgbdesk.nl met jouw relatienummer en wachtwoord.
      Stap 2: Je gaat naar ‘UPA-instellingen’, onder ‘UPA’.
      Stap 3: Hier staat jouw inzenderaccount en genereer je een nieuwe sleutel.
      Stap 4: In jouw nieuwe salarispakket voer je het inzenderaccount en de nieuwe sleutel in.

      Stap je over naar een ander administratiekantoor?
      Dan koppel je het administratiekantoor éénmalig aan jouw account op mijnpgbdesk.nl. Wil je weten hoe dat werkt? Hier staat stap voor stap uitgelegd hoe je dit doet.

      Voor het administratiekantoor
      Krijg je een nieuw salarispakket?
      Dan moet er opnieuw een koppeling gemaakt worden tussen jouw salarispakket en ons systeem. Hiervoor gebruik je gegevens die op mijnpgbdesk.nl staan. Hier lees je hoe je in 4 stappen de gegevens kunt vinden die je in jouw salarispakket moet invullen.

      Krijg je een nieuwe klant die bij ons is aangesloten? 
      Dan ga je waarschijnlijk ook de UPA-berichten voor de werkgever insturen. Hier lees je hoe je in 4 stappen controleert welke werkgevers hebben ingesteld dat je namens hen UPA-berichten inzendt. Ook lees je wat je moet doen als de werkgever je nog niet heeft gemachtigd.

    • ​​Geef de contactpersoon door die van ons een terugkoppeling krijgt na het versturen van jouw UPA-bericht.
      Je geeft de gegevens van deze contactpersoon eenvoudig aan ons door via de volgende 3 stappen:
      Stap 1: Je logt in op mijnpgbdesk.nl met jouw relatienummer en wachtwoord.
      Stap 2: Je gaat naar jouw ‘UPA-Account’. Daarvoor klik je op jouw relatienummer rechts bovenin. Daarna klik je op ‘UPA-Account’.
      Stap 3: Wijzig de contactgegevens als dat nodig is.

    • ​Nieuw administratiekantoor of salarispakket? Blijf hetzelfde nummer inkomstenverhouding (IKV-nummer) doorgeven.
      Gebruik je een gewijzigd IKV-nummer? Dan geef je onbedoeld een nieuw dienstverband aan ons door. Wil je een overzicht om de huidige IKV-nummers van de werknemers te controleren? Kijk dan op mijnpgbdesk.nl onder ‘overzicht werknemers’.
  • Nieuwe situatie werknemer

    • Meld werknemers die met AOW gaan af voor de pensioenregeling.
      De pensioenopbouw van jouw werknemer stopt op de laatste dag van de maand voorafgaand aan de maand waarin hij of zij AOW krijgt.
      Stel dat jouw werknemer Karin voor het eerst haar AOW-uitkering krijgt op 26 juni 2022. Dan doe je het volgende:

      - Je geeft 31 mei 2022 als einddatum mee met het regelingkenmerk.
      - Vanaf jouw juni-aangifte geef je géén regelingkenmerk(en) meer aan ons door voor Karin.
      Karin krijgt pensioen van ons vanaf 1 juni 2022.

      Kiest jouw werknemer ervoor om vervroegd met pensioen te gaan? Dan meld je jouw werknemer af op de laatste dag van de maand voorafgaand aan de gewenste pensioendatum. Is er deelname aan een collectieve Anw-regeling of het Sociaal Fonds Reiswerk? Dan geef je voor deze regeling de daadwerkelijke datum door waarop het dienstverband wordt beëindigd.

    • Wat geef je door via UPA?
      Je geeft het aantal pensioengevende uren en het regelingloon op basis van de feitelijke situatie via UPA aan ons door.

      Voorbeeld: jouw werknemer heeft een regelingloon van € 2.500 en een contract van 40 uur per week (173,33 uur per maand). Vanaf 1 maart neemt jouw werknemer 1 dag per week ouderschapsverlof op. Je geeft vanaf 1 maart het regelingloon en het aantal uren door op basis van 80%. Je geeft dus € 2.000 regelingloon en 138,67 uren door. Goed om te weten: de contract- en normuren in jouw salarispakket hoef je niet aan te passen.

      Let op: Heb je een primo-regeling? Bijvoorbeeld omdat je een bedrijf hebt in de reisbranche, de Agrarische en Voedselvoorzieningshandel of de sector verf- en drukinktindustrie? Pas dan alleen de pensioengevende uren aan. Het regelingloon blijft gelijk.

    • Werknemer in of uit dienst gedurende een periode? Dan reken je met kalenderdagen.
      Je berekent de ‘verloonde uren voor pensioen’ (hierna: pensioenuren) die je doorgeeft in jouw UPA-berichten met kalenderdagen (dus géén werkdagen). Dat staat zo ingesteld in jouw salarispakket. We zien het regelmatig fout gaan als een werknemer gedurende een periode in of uit dienst gaat. Er moet dan een afwijkende berekening voor de pensioenuren komen. Ook dan geldt: geef de pensioenuren door over de kalenderdagen (dus niet de werkdagen) die de werknemer deze periode in dienst was.

      Lever je per maand aan? Dan is voorbeeld 1 van toepassing. Lever je iedere 4 weken aan? Dan bereken je het op basis van voorbeeld 2.

      Voorbeeld 1: maandelijkse aanlevering
      De werknemer heeft 5 dagen gewerkt in januari en heeft een contract voor 32 uur per week.

      Contracturen per week: 32 uur
      Aantal weken per maand (standaard): 4,3333 weken
      Aantal pensioenuren bij volledige maand werken: 138,67 (32*4,3333)

      Aantal kalenderdagen in januari: 31 dagen
      Aantal gewerkte dagen in januari: 5 dagen
      Pensioenuren voor januari: 22,37 uur (5/31*138,67)

      Je geeft in dit geval voor deze werknemer dus 22,37 ‘verloonde uren voor pensioen’ door.

      Voorbeeld 2: 4-wekelijkse aanlevering
      De werknemer heeft 5 dagen gewerkt in een periode en heeft een contract voor 32 uur per week.

      Contracturen per week: 32 uur
      Aantal weken per periode (standaard): 4 weken
      Aantal pensioenuren bij volledige periode werken: 128 (32*4)

      Aantal kalenderdagen in de periode: 28 dagen
      Aantal gewerkte dagen in de periode: 5 dagen
      Pensioenuren voor de periode: 22,86 uur (5/28*128)

      Je geeft in dit geval voor deze werknemer dus 22,86 pensioenuren door.
  • Stagiaires

    Lever geen regelinggegevens aan voor stagiaires.
    Stagiaires doen namelijk niet mee aan de pensioenregeling. Daarom lever je voor hen géén regelinggegevens aan. Wel vul je de ‘Code aard arbeidsverhouding (CdAard)’. Hier vul je 7 in. Zo zien wij dat het om een stagiair(e) gaat.

  • Oproepkrachten

    Stuur altijd gegevens voor jouw oproepkracht in. Ook als deze werknemer niet werkt.
    Heb je oproepkrachten in dienst en werkten zij in een periode niet? Ook dan stuur je via UPA gegevens in voor deze werknemers. Hoe je dat doet, hangt af van jouw regeling:

    - Bij een ultimo-regeling vul je bij regelingloon € 0,00 in en bij de verloonde uren voor pensioen 0,00.
    - Bij een primo-regeling vul je bij het regelingloon een voltijds jaarsalaris in en bij verloonde uren voor pensioen 0,00.

    Stuur je de gegevens op deze manier in? Dan kunnen wij deze verwerken. Je ontvangt dan een nota op basis van de door jouw aangeleverde gegevens.

    Ontbreekt een oproepkracht in jouw UPA-bericht? Dan gebruiken we automatisch de gegevens die je eerder stuurde voor deze werknemer. De nota die je dan ontvangt, is dan gebaseerd op oude gegevens die misschien onjuist zijn.

  • Vakantiekrachten

    De vakantieperiode is weer aangebroken. Dat betekent dat vakantiekrachten weer extra worden ingezet. Maar hoe werkt pensioenopbouw voor vakantiekrachten? Dat lees je hieronder.

    Iedere bedrijfssector heeft eigen afspraken over de pensioenopbouw voor vakantiekrachten

    In onderstaand overzicht zie je per bedrijfssector de afspraken bij de opbouw van pensioen voor vakantiekrachten. Ook zie je of je de pensioenregeling in jouw salarispakket moet opgeven voor vakantiekrachten. 

    Bedrijfssector

    Afspraak

    Pensioenregeling in jouw salarispakket opgeven?

    Zeevisserij

    Op grond van verplichtstelling uitgesloten

    Nee

    Grafimedia

    Op grond van verplichtstelling uitgesloten

    Nee

    Reisbranche

    Op grond van verplichtstelling uitgesloten

    Nee

    Groothandel in bloemen en planten (GBP)

    Afspraak nog niet definitief

    Nee*

    Agrarische en voedselvoorzieningshandel (AVH)

    Afspraak nog niet definitief

    Ja*

    Verf- en drukindustrie (VDI)

    Afspraak nog niet definitief

    Ja*

    Kunststof-, rubber- en lijmindustrie (KRLI)

    Op grond van cao uitgesloten

    Nee

    Kartonnage

    Niet uitgesloten, bouwt wel pensioen op

    Nee

    Uitgeverijen

    Op grond van cao uitgesloten

    Nee

    Chemie, Papier & Glas, Vrijwillig aangesloten werkgevers

    Per werkgever geldt een andere cao en andere afspraak

    Kijk in jouw cao en/of overeenkomst met PGB. Kom je er niet uit? Neem dan contact met ons op via onderstaande contactgegevens*

    * Valt jouw bedrijf onder de GBP, AVH of VDI? Vermeld dan in jouw salarispakket ‘vakantiekracht’ bij de functieomschrijving. Je ontvangt dan meer informatie zodra de afspraken definitief zijn.

    Stuur altijd de gegevens voor jouw vakantiekracht in via UPA
    Heb je vakantiekrachten in dienst en werkten zij in een periode niet? Ook dan stuur je gegevens in voor deze werknemers via UPA. Hoe je dat doet, hangt af van jouw regeling:

    Heb je een ultimo-regeling?

    • vul dan bij regelingloon € 0,00 in
    • vul bij de verloonde uren voor pensioen 0,00 in

    Heb je een primo-regeling?

    • vul bij het regelingloon een voltijds jaarsalaris in
    • vul bij verloonde uren voor pensioen 0,00 in

    Stuur je de gegevens op deze manier in? Dan verwerken wij zo deze gegevens. Je ontvangt daarna binnen 2 weken een nota van ons. Dit doen wij op basis van de door jouw aangeleverde gegevens.

    Ontbreekt een vakantiekracht in jouw UPA-bericht dat je eerder aanleverde?
    Dan gebruiken wij automatisch de gegevens die je ons eerder stuurde voor deze werknemer. De nota die je dan ontvangt is mogelijk gebaseerd op verouderde gegevens. Controleer deze gegevens goed. Kloppen jouw gegevens niet, neem dan contact met ons op.

    Heb je vragen?
    Wij helpen je graag. Je kan ons bellen op +31 20 541 83 00. Je kunt ook contact opnemen met ons via relatiebeheer@pensioenfondspgb.nl.

Heb je zelf een tip?

Heb je zelf een tip voor jouw collega administrateurs van andere organisaties? Deel je tip via relatiebeheer@pensioenfondspgb.nl!